Digitalización de las empresas ¿Por qué y para qué hacerlo?

De acuerdo a datos de Statista se estima que en 2022, el gasto en digitalización y transformación digital alcance los 1,8 billones de dólares. Para 2025, el gasto global podría alcanzar los 2,8 billones de dólares. 

Como puedes darte cuenta se trata del comienzo de una nueva era. La era de la digitalización. Y si deseas que tu organización sobreviva en el mercado, debes apuntarte a ella. 

Hoy en día no basta con tener una estrategia empresarial clara y persuasiva. Cada vez se ha vuelto más importante para las empresas reconocer el papel que se espera de la tecnología digital en los negocios.

En este artículo te hablaremos sobre la digitalización, su significado y cuáles son las características principales que la describen. Además te diremos cuáles son sus beneficios, los procesos que se pueden digitalizar y cómo implementarlo eficazmente en tu empresa.

¿Qué es la digitalización de las empresas?  

La digitalización es la integración de tecnologías digitales en todas las áreas de una organización. De esta forma se mejoran los procesos operativos cotidianos, se crean otros nuevos y se entrega más valor a los clientes.

Representa un cambio hacia formas más ágiles e inteligentes de hacer negocios, impulsadas por tecnologías como los software de automatización,  la analítica avanzada y la inteligencia artificial (IA), por ejemplo.

La digitalización mejora el producto o servicio de la empresa, automatiza la producción y procesos internos y simplifica las comunicaciones. 

La digitalización es solo un medio de emplear nuevas herramientas y soluciones tecnológicas para atender las necesidades del cliente de una forma más optimizada. Incluso podría significar realizar las mismas operaciones, pero de manera más eficiente.

Los esfuerzos de las empresas para transformarse digitalmente han estado creciendo a pasos agigantados, y cada vez se amplían y profundizan más fuertemente.

Características de la digitalización

Estos son algunos de los puntos en común que describe una empresa que ha adoptado el proceso de digitalización.

Óptima automatización de procesos

La automatización presenta oportunidades actuales y futuras para mejorar la productividad. Las empresas digitalmente maduras ya han digitalizado sus procesos manuales para impulsar la eficiencia, el ahorro de tiempo y la reducción de costos.

Hiperenfoque en la experiencia del cliente.

Las empresas suelen comenzar la transformación digital desarrollando una comprensión completa del cliente. ¿Quiénes son? ¿Cuáles son sus datos demográficos? ¿Cómo interactúan con la empresa? La mejora continua de la experiencia del cliente es el factor decisivo para la transformación digital.

Clara integración entre datos y proceso.

En una organización transformada digitalmente, las decisiones se toman en base a hechos y a los datos.  Estos resultados puedes utilizarlo para cambiar la forma en que opera la empresa, hacer las correcciones pertinentes y tomar decisiones estratégicas.

Centrarse en "valor", no en "actividades".

La digitalización no es solo un sistema electrónico, sino que es una forma novedosa de pensar sobre cómo una organización ofrece valor a través de un ecosistema de actividades, tal vez incluso dando como resultado nuevos modelos comerciales. 

Beneficios de la digitalización de las empresas

Las ventajas de la digitalización pueden variar de una empresa a otra pero hay una serie de beneficios generales, todos interrelacionados e interdependientes.

Más eficiencia y productividad

Las tecnologías digitales brindan ganancias en eficiencia y productividad al acelerar los procesos y optimizar las operaciones. La automatización de procesos, puede superar a las labores humanas por múltiples factores.

Mejor gestión de los recursos

A medida que las empresas se transforman, van reemplazando los sistemas obsoletos con programas y software más avanzados. Estas herramientas están diseñadas para consolidar procesos y permitir el flujo de datos sin problemas en todos los departamentos.

Mayor resiliencia

Las organizaciones digitalizadas están en mejores condiciones de adaptarse rápidamente a las cambiantes fuerzas del mercado, incluso a trastornos sociales y económicos como los causados ​​por el COVID-19.

Mayor agilidad

Las empresas con conocimientos digitales tienen la capacidad de capitalizar los cambios. Debido a su mayor dependencia del uso de la computación en la nube, por ejemplo, pueden escalar en función de las necesidades cambiantes.

Mejora de la participación de los clientes

Las tecnologías digitales permiten a las empresas recopilar, almacenar y analizar datos de clientes para que puedan aprender más de ellos. Pueden utilizar estos análisis y la inteligencia artificial para obtener más información y crear productos y servicios adaptados a sus necesidades.

Mayor capacidad de respuesta

Dado que estas organizaciones tienen mejores iniciativas de participación del cliente, pueden anticipar mejor los requisitos cambiantes de los clientes y la dinámica del mercado.

Mayor innovación

La digitalización crea nuevas oportunidades para que las empresas desarrollen productos y servicios que anteriormente no podían crear.

Aumento de ingresos

Estas empresas tienen mayor rentabilidad, y experimentan una mejor participación de mercado. La digitalización proporciona una nueva columna vertebral digital para ofrecer esta funcionalidad comercial que le permite hacer crecer el negocio en el futuro.

Relevancia continua

Brinda la agilidad necesaria para adaptarse a los cambios y proporciona valor incluso a largo plazo. Además de mantenerse relevante para la industria en la que se encuentra.

Tipos de procesos que puedes digitalizar

A continuación te decimos las 5 áreas principales, donde las empresas deberían comenzar a digitalizar:

Gestión de inventarios

Digitalizar la gestión de inventario te permitirá mantener un registro de los productos almacenados. Los clientes podrán ver los productos más recientes y actualizados en tu sitio web. Además te facilitará el control de los insumos para gestionar más eficientemente tu producción.

Servicio al cliente

Digitalizar el sistema de atención al cliente, te ayudará a mantener actualizada toda su información y a conocer mejor sus comportamientos y funcionalidades. Se recomienda emplear un CRM o Customer Relationship Management que es un sistema para gestionar la relación con los clientes existentes, encontrar nuevos y recuperar los anteriores.

Estrategias de personalización

Al conocer bien a tus clientes podrás optimizar las estrategias de personalización, lo cual es posible sin digitalizar sus datos. Las plataformas de comercio electrónico y un software CRM podrían ser una buena alternativa que te permitirá personalizar la forma en que te acercas a tus clientes.

Análisis y seguimiento

Con base en los datos impulsados ​​por el CRM, se pueden analizar y graficar los resultados. Esto te permitirá reconocer los campos de desempeño que mayor resultado están generando y las áreas que necesitan ser atendidas.

Contabilidad y facturación

La digitalización de las operaciones de contabilidad y facturación le permitirá a la empresa administrar y realizar sus tareas contables de manera sistemática. Por medio de la digitalización las ventas se controlarán más fácilmente y no tendrás que preocuparte por las operaciones manuales.

Implementación de tecnología en la empresa

Cada vez más organizaciones están trabajando para acelerar sus planes de digitalización. Aquí te mencionamos algunas tácticas que debes llevar a cabo para implementar la tecnología en tu organización.

Establecer protocolos digitales

Inicia la digitalización de los procesos comerciales considerando cómo se interconectan e interactúan entre sí.  ¿Qué programas respaldarán la digitalización? ¿Son compatibles entre sí? En general tu equipo debe apuntar a establecer un conjunto de protocolos que agilicen la digitalización, mejorando la experiencia de los clientes y la productividad del personal.

Proporcionar soporte móvil

Casi todas las personas poseen un teléfono móvil inteligente, lo que enfatiza la necesidad de un plan de digitalización que incorpore soporte móvil.  Si no pueden acceder a sus funciones digitalizadas en sus teléfonos, contribuirá a un impacto negativo en las ganancias, el crecimiento y la productividad de la empresa.

Incorpora tecnologías basadas en la nube

El desarrollo de un plan de digitalización empresarial generalmente incluye tecnologías basadas en la nube, como CRM, ERP, software o plataformas especializadas.

Establecer asociaciones con proveedores

Es necesario elegir cuidadosamente tu proveedor de servicios externo y crear un equipo interno de informática o tecnología. Este equipo debe ir creciendo para adaptarse a los requerimientos y a los esfuerzos de digitalización de la empresa.

Apunta a la experiencia del cliente

La digitalización debe incluir personal especializado, ya que debes brindar una impecable experiencia de cliente.  Dos roles potenciales que hay que tener en cuenta incluyen diseñadores de experiencia de usuario y especialista de datos, que pueden brindar soporte y durante el diseño y mantenimiento durante de digitalización.

¿Cómo emprender el camino de la digitalización?

Ahora que tienes una idea general de qué es la digitalización y lo que necesitas. Te diremos los pasos que debes llevar a cabo para emprender este proceso en tu empresa.

Investigación y planificación

Debes pensar qué es exactamente lo que necesitas de esa tecnología. Considera cómo la digitalización y sus procesos podrían evitar que la empresa se involucre en programas y protocolos ineficaces.

Según datos de Statista para 2023, se prevé que las organizaciones transformadas digitalmente contribuyan a más de la mitad del PIB mundial. 

En esta etapa ten en cuenta estos pasos:

• Identifica tus procesos diarios. Echa un vistazo a todos tus procesos diarios y piensa en cómo se interconectan e interactúan entre sí.
• Obtén evidencia. Piensa en todas tus fortalezas y debilidades, las cosas que están haciendo tus competidores para atraer clientes, lo que puede esperar en el futuro y lo que tus clientes quieren ver.
• Crea objetivos. Considera todos los objetivos y las metas que la organización está tratando de lograr. Luego, usa un modelo o un proceso para desarrollarlos.
• Define el proceso para lanzar tu estrategia. Para lanzar tu estrategia, debe tener tres factores:

1. Agente especializado que apoyará la transformación,  te guiará en la adopción de las herramientas, tecnología y técnicas digitales adecuadas.
2. Visión clara que les dice a tus clientes exactamente lo que está tratando de lograr.
3. Equipo digital que podrá transferir conocimientos y brindar soporte al personal para que puedan adaptarse a la transformación digital de la manera más fluida posible.

Céntrate en la experiencia del usuario de principio a fin

Cuando atraviesas una transformación digital debes mantener una imagen positiva de tu empresa y hacer de tus clientes la prioridad número uno. Y por esta razón, tu principal objetivo debe ser brindar una experiencia de usuario impecable.

Entonces, ¿cómo puedes centrarte exactamente en la experiencia del usuario?

1. Elige a las personas para el proceso de digitalización
2. Contrata personal adicional si es necesario
3. Asegúrate de que tus clientes se sientan cómodos con la digitalización
4. Piensa en lo que quieren ver tus clientes

Incorporar tecnologías basadas en la nube

Toda empresa que atraviesa una transformación digital necesita actualizar su antigua infraestructura IT e integrar nueva tecnología que mejore el negocio al automatizarlo y agilizar. Estas tecnologías requieren mucho espacio de almacenamiento y potencia computacional, por lo que las empresas las integran en la nube.

Uno de los principales pasos de la digitalización es la satisfacción de las necesidades del consumidor, que cambian junto con el desarrollo de las tecnologías

¿Por qué necesita tecnologías basadas en la nube? 

1. Te proporciona mayor rentabilidad.
2. No se necesita una infraestructura de IT
3. Te brinda seguridad en la información
4. Posibilidad de colaboraciones paralelas

Revisa el feedback de los clientes y los empleados

Las opiniones de los clientes son importantes en cada paso del desarrollo, ya que sus comentarios te ayudarán a descubrir todo lo que debe cambiarse y cómo se puede mejorar el programa. También puede permitirte encontrar errores antes de que se conviertan en un problema.

Conclusión

La digitalización le brinda a las empresas una mayor posibilidad de  crecer y desarrollarse sin perder tiempo. Te permitirá conocer mejor a tus clientes y a desarrollar mejores estrategias comerciales.

Las soluciones digitalizadas le brindan a las organizaciones la facilidad de implementar un entorno digitalizado sólido, para que puedan funcionar  sin problemas y equilibren sus operaciones.

Esta transformación también permite minimizar los gastos, impulsar las ventas comerciales, aumentar la eficiencia y reducir la carga de trabajo de los empleados para que puedan concentrarse en otros componentes cruciales del negocio.

En Drimo somos apasionados por la tecnología. Por ello queremos guiarte en el proceso de digitalización de tu empresa por medio de nuestras herramientas y software. Ponte en contacto con nosotros y descubre todo lo que tenemos preparado para ti.

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